Upscale Consultancy Financial Services
NL EN
Bel 020 - 369 29 61 WhatsApp

Document A

Algemene voorwaarden

Upscale Consultancy Financial Services B.V., gevestigd aan de Treubweg 13, 1112 BA Diemen, KvK 93950071. In deze voorwaarden: "Upscale", "wij" of "ons". De opdrachtgever noemen we "jij" of "je".

Versie 13 juli 2026. Bij tekstverschillen tussen deze Nederlandse versie en een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.

Artikel 1Definities

  1. Opdracht: de overeenkomst van opdracht (artikel 7:400 e.v. Burgerlijk Wetboek) waarbij wij ons verbinden tot het verrichten van administratieve, fiscale en daarmee samenhangende werkzaamheden.
  2. Schriftelijk: ook per e-mail, WhatsApp of een ander digitaal kanaal waarmee de inhoud vastligt en reproduceerbaar is.
  3. Stukken: alle gegevens, documenten en administraties die in het kader van de opdracht worden gebruikt, in fysieke of digitale vorm.

Artikel 2Toepasselijkheid

  1. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en vervolgopdrachten van Upscale en voor alle rechtsverhoudingen die daaruit voortvloeien.
  2. Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.
  3. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van jou zijn niet van toepassing.
  4. Als een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Voor de ongeldige bepaling komt een geldige bepaling in de plaats die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
  5. Alle bedingen in deze voorwaarden gelden niet alleen voor Upscale, maar zijn ook gemaakt ten behoeve van haar bestuurders en aandeelhouders, iedereen die voor Upscale werkt of heeft gewerkt, en de door Upscale ingeschakelde derden. Zij kunnen zich er allemaal rechtstreeks op beroepen, waaronder op de beperkingen van aansprakelijkheid.

Artikel 3Totstandkoming en duur

  1. Een opdracht komt tot stand zodra wij die schriftelijk hebben bevestigd of feitelijk met de uitvoering zijn begonnen.
  2. Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door Upscale als vennootschap, ook als het de (stilzwijgende) bedoeling is dat een bepaalde persoon het werk doet. De artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn uitgesloten.
  3. Doorlopende dienstverlening (zoals de Optima-pakketten) wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders afgesproken. Beide partijen kunnen schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand tegen het einde van een kalendermaand.
  4. De maandprijs is de vergoeding voor een doorlopend dienstverleningstraject en heeft geen betrekking op losse, afzonderlijke verrichtingen. Al betaalde maandtermijnen worden bij opzegging niet gerestitueerd.
  5. Opzegging ontslaat je niet van de betalingsverplichting voor al verrichte werkzaamheden. Artikel 17 regelt de overdracht bij het einde van de opdracht.

Artikel 4Uitvoering van de opdracht

  1. Wij voeren de opdracht uit naar beste kunnen en met de zorgvuldigheid die van een professioneel belastingadvies- en administratiekantoor mag worden verwacht. Onze verbintenis is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting: wij garanderen geen fiscale uitkomst.
  2. Wij bepalen de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van jouw redelijke wensen.
  3. Fiscale optimalisatie passen we toe binnen de geldende wet- en regelgeving, waar dat naar ons professionele oordeel mogelijk en passend is.
  4. Het belastingrecht kent grijze gebieden waarin meerdere keuzes verdedigbaar zijn. Waar dat speelt, leggen wij je de keuze en de risico's voor; de uiteindelijke keuze is aan jou. Neemt de Belastingdienst achteraf een ander standpunt in over een verdedigbare keuze of over een keuze die jij na onze toelichting hebt gemaakt, dan is dat geen tekortkoming van ons. De daaruit voortvloeiende belasting, rente en eventuele boete zijn voor jouw rekening.
  5. Genoemde termijnen zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is afgesproken. Voor de indiening van aangiften kunnen wij gebruikmaken van de uitstelregeling voor belastingconsulenten (de becon-regeling); wij informeren je daarover.
  6. Communicatie verloopt in beginsel digitaal (e-mail, telefoon, WhatsApp). Een e-mail van of aan het bij ons bekende adres geldt als van jou respectievelijk ons afkomstig. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door storing, vertraging of onderschepping van digitale communicatie, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant.

Artikel 5Inschakeling van derden

  1. Wij mogen bij de uitvoering derden inschakelen, zoals onze vaste salarispartner voor de salarisadministratie en leveranciers van software en geautomatiseerde verwerkingstools. Wij kiezen deze partijen zorgvuldig.
  2. Voor tekortkomingen van deze derden zijn wij niet aansprakelijk, behalve voor zover de schade het gevolg is van het niet in acht nemen van onze eigen zorgplicht bij de selectie of instructie van die derde. Wij mogen eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van derden mede namens jou aanvaarden.

Artikel 6Jouw verplichtingen

  1. Je levert alle Stukken die wij voor de opdracht nodig hebben tijdig, juist en volledig aan, in de vorm en via het kanaal dat wij afspreken (bijvoorbeeld het uploaden van inkoopfacturen en bonnen in SnelStart).
  2. Voor de OB aangiften geldt als uitgangspunt dat je administratie in de eerste week na afloop van het kwartaal op orde is (alle bonnen en facturen geüpload). Lukt dat een keer niet, overleg dan tijdig met ons; daar rekenen we geen boete of verhoogd tarief voor. Lever je later aan, dan kunnen wij alleen niet garanderen dat de aangifte op tijd wordt ingediend; wij blijven ons daarvoor wel inspannen.
  3. Je staat in voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde Stukken, ook als die van derden afkomstig zijn.
  4. Je informeert ons uit eigen beweging over feiten en omstandigheden die voor de opdracht van belang kunnen zijn, zoals wijzigingen in je onderneming, inkomen of privésituatie die fiscaal relevant zijn.
  5. De verantwoordelijkheid voor de administratie, de jaarstukken en de aangiften blijft wettelijk bij jou als ondernemer liggen. Wij werken transparant en leggen uit wat we doen, zodat jij die verantwoordelijkheid kunt waarmaken.
  6. Kom je de verplichtingen uit dit artikel niet, niet tijdig of niet volledig na, dan mogen wij de uitvoering opschorten en zijn de extra kosten die daardoor ontstaan voor jouw rekening. Voor schade die daaruit voortvloeit zijn wij niet aansprakelijk.

Artikel 7Indienen van aangiften

  1. Wij dienen aangiften (waaronder OB, IB en VPB) pas in nadat jij ons schriftelijk uitdrukkelijk hebt verzocht om in te dienen op basis van de aan jou voorgelegde en besproken concepten.
  2. Zonder dat verzoek dienen wij niet in. Dat geldt ook als je simpelweg niet reageert op een toegestuurd concept: dan wordt de aangifte dus niet ingediend. De gevolgen van het uitblijven of te laat geven van het verzoek (zoals boetes of belastingrente) zijn voor jouw rekening, mits wij je tijdig om het akkoord hebben gevraagd.
  3. De aangiften loonheffingen vallen buiten lid 1 en 2: die worden periodiek verzorgd op basis van de afspraken die je daarover met ons hebt gemaakt.

Artikel 8Wwft

  1. Onze dienstverlening valt onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wij zijn daarom verplicht cliëntenonderzoek te doen, waaronder het identificeren en verifiëren van jou en, waar van toepassing, de uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO's) van je onderneming. Je werkt daaraan mee en levert de gevraagde documenten aan.
  2. Wij zijn wettelijk verplicht een ongebruikelijke transactie te melden bij FIU-Nederland, zonder jou daarover te (mogen) informeren. Voor de gevolgen van het naleven van deze wettelijke plichten zijn wij niet aansprakelijk.

Artikel 9Geheimhouding

  1. Wij houden alle vertrouwelijke informatie over jou en je onderneming geheim, behalve voor zover een wettelijke plicht, een beroepsplicht of de opdracht zelf tot bekendmaking verplicht (zoals het indienen van aangiften of een Wwft-melding).
  2. Wij mogen vertrouwelijke informatie wel delen met de door ons ingeschakelde derden (artikel 5), voor zover dat voor de uitvoering nodig is. Deze derden zijn aan geheimhouding gebonden.
  3. Jij houdt op jouw beurt de inhoud van onze adviezen, rapportages en werkwijzen vertrouwelijk, tenzij wij instemmen met deling of deling wettelijk verplicht is.

Artikel 10Intellectueel eigendom

  1. Alle rechten op wat wij in het kader van de opdracht maken of gebruiken, waaronder adviezen, rapportages, rekenmodellen, sjablonen, werkwijzen en (software)tools, blijven bij ons.
  2. Je krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht om deze producten binnen je eigen onderneming te gebruiken, voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
  3. Zonder onze schriftelijke toestemming stel je deze producten niet ter beschikking aan derden en verveelvoudig of exploiteer je ze niet, behalve waar dat rechtstreeks uit de opdracht voortvloeit.

Artikel 11Gegevensverwerking, geautomatiseerde en AI-ondersteunde verwerking

  1. Bij de uitvoering van de opdracht verwerken wij persoonsgegevens. Hoe we dat doen staat in onze privacyverklaring op onze website; die maakt deel uit van onze werkwijze.
  2. Voor onze administratieve en fiscale dienstverlening treden wij op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, in lijn met de Richtsnoeren AVG voor accountants, belastingadviseurs en salarisprofessionals (NBA, NOB, RB, Novak en NIRPA, in afstemming met de Autoriteit Persoonsgegevens). Een verwerkersovereenkomst tussen jou en ons is voor deze dienstverlening daarom niet vereist. Mocht voor een specifieke, afwijkende dienst tóch sprake zijn van een verwerkersrol, dan maken we daarover aanvullende schriftelijke afspraken.
  3. Je stemt ermee in dat wij de gegevens in jouw administratie zowel handmatig als geautomatiseerd verwerken, waaronder met AI-ondersteunde tools, bijvoorbeeld voor het beoordelen, rubriceren en corrigeren van boekingen. Daarbij geldt: (a) besluiten met rechtsgevolgen of aanmerkelijke gevolgen voor jou of voor personen in je administratie worden niet uitsluitend geautomatiseerd genomen; er vindt menselijke beoordeling plaats; (b) wij contracteren leveranciers van deze tools onder passende (verwerkers)afspraken, waaronder geheimhouding en het niet gebruiken van jouw gegevens voor eigen doeleinden van de leverancier; (c) op de verwerking blijft onze geheimhoudingsplicht (artikel 9) onverkort van toepassing.
  4. Door ons als accountant/adviseur toegang te geven tot je administratie (bijvoorbeeld door ons te koppelen aan je SnelStart omgeving) geef je ons de opdracht en het recht om de daarin opgenomen gegevens overeenkomstig dit artikel te verwerken.
  5. Voor zover in jouw administratie persoonsgegevens van derden staan (zoals personeel, klanten of leveranciers van jouw onderneming), sta jij ervoor in dat jij die gegevens rechtmatig verwerkt en, waar nodig, betrokkenen hebt geïnformeerd over het uitbesteden van je administratie.

Artikel 12Honorarium en tarieven

  1. Onze doorlopende dienstverlening wordt verricht tegen de overeengekomen vaste maandprijs (pakketprijs). Overige werkzaamheden verrichten wij op basis van een uurtarief of een vooraf afgesproken vaste prijs. Alle bedragen zijn exclusief btw.
  2. De pakketprijs dekt de afgesproken administratieve en fiscale dienstverlening. Salarisadministratie, accountantssoftware en werkzaamheden van ingeschakelde derden worden apart berekend.
  3. Meedenken en korte vragen horen bij onze dienstverlening. Wordt een vraag of verzoek substantieel (het vergt echt uitzoekwerk of aanvullende werkzaamheden), dan is dat meerwerk. Wij melden vooraf dat iets als meerwerk wordt opgepakt.
  4. Wij mogen onze tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen. Ook mogen wij de pakketprijs aanpassen als de omvang of samenstelling van je administratie structureel wijzigt (bijvoorbeeld aanzienlijk meer mutaties of personeel). Prijsaanpassingen kondigen we ten minste één maand van tevoren aan; bij een verhoging anders dan een reguliere jaarlijkse indexatie mag je de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de verhoging.

Artikel 13Betaling

  1. Betaling gebeurt binnen 14 dagen na factuurdatum, zonder verrekening of opschorting, op ons rekeningnummer of, als dat is afgesproken, via automatische incasso.
  2. Betaal je niet op tijd, dan ben je na het verstrijken van de betaaltermijn in verzuim en zijn wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke regeling verschuldigd.
  3. Bij uitblijvende betaling mogen wij onze werkzaamheden opschorten nadat we je daarvoor hebben gewaarschuwd. De gevolgen daarvan (zoals te late aangiften) zijn voor jouw rekening.
  4. Bezwaren tegen een factuur laat je ons binnen 30 dagen na factuurdatum schriftelijk weten. Een bezwaar schort je betalingsverplichting niet op.
  5. Geven meerdere opdrachtgevers samen een opdracht (bijvoorbeeld de vennoten van een VOF of fiscale partners), dan is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling van de factuur, voor zover de werkzaamheden voor hen gezamenlijk zijn verricht.
  6. Geeft je financiële positie of betaalgedrag daar naar ons redelijke oordeel aanleiding toe, dan mogen wij een voorschot of (aanvullende) zekerheid verlangen voordat wij (verder) werken. Blijft die uit, dan mogen wij de uitvoering opschorten. Een betaald voorschot wordt verrekend met de eindafrekening.

Artikel 14Aansprakelijkheid

  1. Wij zijn alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming die een redelijk handelend en redelijk bekwaam vakgenoot onder dezelfde omstandigheden had kunnen vermijden.
  2. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat onze beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Keert de verzekering om welke reden dan ook niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het honorarium (exclusief btw) dat je ons voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis hebt betaald, met een maximum van € 10.000.
  3. Wij zijn nooit aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie. De in de belastingaanslag begrepen belasting zelf geldt niet als schade: die was ook zonder tekortkoming verschuldigd geweest.
  4. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die (mede) het gevolg is van onjuiste, onvolledige of te laat aangeleverde Stukken of informatie (artikel 6), noch voor de gevolgen van het uitblijven van jouw akkoord op concepten (artikel 7).
  5. Het innemen van een verdedigbaar fiscaal standpunt, of het volgen van een keuze die jij na onze toelichting hebt gemaakt (artikel 4 lid 4), is geen tekortkoming. Dat een andere adviseur een andere afweging zou hebben gemaakt, maakt een keuze op zichzelf niet onjuist; maatstaf blijft de norm van lid 1.
  6. Je stelt ons in de gelegenheid een tekortkoming te herstellen en, bij een belastingcontrole over het betreffende tijdvak, daarbij aanwezig te zijn. Doe je dat niet, dan vervalt onze aansprakelijkheid voor die tekortkoming.
  7. Je meldt een tekortkoming schriftelijk binnen één maand nadat je die hebt ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. Elke vordering vervalt in ieder geval twaalf maanden na het moment waarop je met de schade bekend werd of kon zijn, en uiterlijk zestig maanden nadat de aangifte over het betreffende boekjaar is ingediend.
  8. Jij vrijwaart ons voor aanspraken van derden (waaronder personen van wie gegevens in jouw administratie staan) die verband houden met de opdracht, behalve voor zover de aanspraak het gevolg is van onze eigen toerekenbare tekortkoming.
  9. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons.

Artikel 15Overmacht

  1. Bij overmacht (waaronder storingen bij software- of netwerkleveranciers, uitval van systemen van de Belastingdienst, ziekte en andere omstandigheden buiten onze redelijke invloed) worden onze verplichtingen opgeschort zolang de overmacht duurt.
  2. Duurt de overmacht langer dan twee maanden, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen voor het nog niet uitgevoerde deel, zonder schadevergoeding over en weer. Al verrichte werkzaamheden worden afgerekend.

Artikel 16Opschorting en beëindiging

  1. Naast de gevallen elders in deze voorwaarden mogen wij de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen als jij failliet wordt verklaard, surseance aanvraagt, je onderneming staakt, of als voortzetting in redelijkheid niet van ons kan worden gevergd (bijvoorbeeld bij een vertrouwensbreuk of het niet nakomen van Wwft-verplichtingen).
  2. Bij beëindiging, door wie dan ook, blijven de bepalingen die naar hun aard doorwerken (waaronder geheimhouding, aansprakelijkheid, betaling en toepasselijk recht) van kracht.

Artikel 17Overdracht en bewaring van stukken

  1. Bij het einde van de opdracht werken wij mee aan een ordentelijke overdracht van je administratie aan jou of je nieuwe adviseur. Stukken die van jou zijn, krijg je terug of blijven voor jou toegankelijk (bijvoorbeeld in je eigen SnelStart omgeving).
  2. Uitgangspunt is dat jij je eigen abonnement op de boekhoudsoftware hebt. Draait je administratie bij uitzondering op een abonnement of licentie van Upscale, dan geldt bij het einde van de opdracht het volgende:
    • Je krijgt drie maanden de tijd om het abonnement en de administratie op eigen naam over te (laten) nemen; wij werken daaraan mee.
    • Vanaf de einddatum van de opdracht mogen wij de abonnementskosten aan je doorbelasten totdat de overname is geregeld.
    • Is de overname na die periode niet geregeld, dan mogen wij het abonnement beëindigen. We sturen je daarvoor eerst een schriftelijke herinnering met een termijn van veertien dagen.
    • De wettelijke administratie- en bewaarplicht rust op jou als ondernemer. Na beëindiging van het abonnement zijn wij niet gehouden back-ups, auditfiles of kopieën van je administratie te maken of te bewaren.
  3. Wij mogen de afgifte van ons eigen werkdossier opschorten totdat openstaande declaraties zijn voldaan, voor zover de wet dat toelaat; jouw eigen (bron)administratie houden we daarbij niet achter.
  4. Wij bewaren ons eigen dossier gedurende de wettelijke bewaartermijnen (in de regel zeven jaar). Daarna mogen wij het vernietigen.

Artikel 18Toepasselijk recht en geschillen

  1. Op alle rechtsverhoudingen tussen jou en ons is Nederlands recht van toepassing.
  2. Geschillen leggen we eerst aan elkaar voor om samen tot een oplossing te komen. Lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam bevoegd, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.

Artikel 19Wijziging van deze voorwaarden

  1. Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen kondigen we ten minste één maand van tevoren aan en gelden vanaf de aangekondigde ingangsdatum ook voor lopende overeenkomsten. Ben je het met een wezenlijke wijziging niet eens, dan mag je de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum.

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@upscaleconsultancy.com of bel 020 - 369 29 61.