Wij zijn Upscale Consultancy Financial Services B.V. (KvK 93950071), gevestigd aan de Treubweg 13, 1112 BA Diemen. Je bereikt ons via info@upscaleconsultancy.com of 020 - 369 29 61.
In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, en wat jouw rechten zijn.
§ 1De kern in het kort
- We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening of waartoe de wet ons verplicht.
- We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
- We verwerken administraties zowel handmatig als geautomatiseerd (soms met AI-tools), maar er kijkt altijd een mens mee en er worden geen besluiten over jou genomen door alleen een computer.
- Je hebt rechten over je gegevens en die kun je gewoon bij ons uitoefenen door te mailen of te bellen.
§ 2Van wie verwerken we gegevens?
Websitebezoekers en mensen die contact opnemen. Vul je het contactformulier in, stuur je een WhatsApp of bel je ons, dan verwerken we de gegevens die je daarbij opgeeft: naam, telefoonnummer, e-mailadres en je bericht.
Klanten en hun contactpersonen. Word je klant, dan verwerken we wat nodig is om je goed te kunnen bedienen én wat de wet van ons vraagt: contact- en bedrijfsgegevens, identificatiegegevens, financiële gegevens en de gegevens in je administratie en aangiften.
Personen in de administraties van onze klanten. In de administratie van een onderneming staan ook gegevens van anderen: personeel (bijvoorbeeld voor de salarisadministratie), klanten en leveranciers van die onderneming, en soms de fiscale partner en kinderen van de ondernemer (voor de IB aangifte). Die gegevens verwerken we omdat dat onlosmakelijk bij het voeren van een administratie en het verzorgen van aangiften hoort.
Kinderen. Onze website en dienstverlening richten zich niet op minderjarigen; we verzamelen niet bewust gegevens van kinderen via de site. Wél komen in aangiftedossiers soms gegevens van kinderen van klanten voor, bijvoorbeeld de saldi van bank- en spaarrekeningen van kinderen onder de 18 voor box 3. Die verwerken we omdat de belastingwetgeving dat vraagt, alleen binnen het dossier van de ouder en met dezelfde zorgvuldigheid als alle andere gegevens.
§ 3Waarvoor gebruiken we die gegevens en op welke grondslag?
- Om de overeenkomst met je uit te voeren: administratie voeren, jaarstukken opstellen, aangiften voorbereiden en indienen, adviseren en contact met je onderhouden. (Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.)
- Omdat de wet het ons verplicht: denk aan de belastingwetgeving en de fiscale bewaarplicht. (Grondslag: wettelijke verplichting.)
- Voor onze normale bedrijfsvoering: facturatie, dossiervorming, beveiliging van onze systemen en, als het echt moet, het innen van een factuur of het behandelen van een geschil. (Grondslag: gerechtvaardigd belang.)
- Voor iets anders alleen met jouw toestemming, die je altijd weer kunt intrekken.
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en niet voor marketing van derden.
§ 4Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke
Voor onze administratieve en fiscale dienstverlening zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat volgt uit de Richtsnoeren AVG voor accountants, belastingadviseurs en salarisprofessionals, die de beroepsorganisaties (NBA, NOB, RB, Novak en NIRPA) in afstemming met de Autoriteit Persoonsgegevens hebben opgesteld: wie een adviseur inschakelt om zijn expertise, besteedt geen "kale" gegevensverwerking uit.
Praktisch betekent dit dat je met ons geen verwerkersovereenkomst hoeft te sluiten voor onze reguliere dienstverlening; wij dragen zelf de verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige verwerking, zoals in deze verklaring beschreven. Zou een specifieke dienst daar in de toekomst van afwijken, dan maken we daarover aparte afspraken.
Ben jij werkgever en staan er personeelsgegevens in je administratie? Dan blijf jij als werkgever verwerkingsverantwoordelijke voor je eigen personeelsadministratie; wij zijn dat voor de verwerking binnen ónze dienstverlening.
§ 5Geautomatiseerde en AI-ondersteunde verwerking
Wij verwerken administraties niet alleen handmatig, maar ook geautomatiseerd. Dat doen we om sneller en consistenter te kunnen werken. Concreet: als je ons als accountant koppelt aan je boekhoudpakket (SnelStart), kunnen onze systemen boekingen automatisch beoordelen, rubriceren en corrigeren, bijvoorbeeld inkoopfacturen die op een tussenrekening staan. Daarbij kunnen AI-tools worden ingezet.
Daar horen duidelijke spelregels bij en die hanteren we ook:
- Er kijkt altijd een mens mee. Geautomatiseerde verwerking ondersteunt ons werk; besluiten met gevolgen voor jou of voor personen in je administratie worden niet uitsluitend door een computer genomen.
- Leveranciers zitten aan afspraken vast. De software- en AI-leveranciers die wij inzetten, contracteren we onder verwerkersovereenkomsten met geheimhouding. Zij mogen jouw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken, waaronder het trainen van hun modellen.
- Dezelfde vertrouwelijkheid als altijd. Voor een geautomatiseerde verwerking geldt onze geheimhouding net zo goed als voor handmatig werk.
- Waar mogelijk binnen de EER. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
§ 6Met wie delen we gegevens?
Alleen met partijen die nodig zijn voor ons werk en nooit commercieel:
- De Belastingdienst en andere instanties, voor het indienen van aangiften en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Onze vaste salarispartner, als wij voor jou de salarisadministratie verzorgen.
- Softwareleveranciers, zoals SnelStart (boekhouding), de Belastingdienst (website) en onze IT-, hosting- en e-mailleveranciers.
- Leveranciers van geautomatiseerde verwerkings- en AI-tools, zoals hierboven beschreven.
- Incasso, juridisch of verzekering, alleen als dat in een concreet geval nodig is.
Met partijen die als verwerker voor óns werken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
§ 7Hoe lang bewaren we gegevens?
Zo kort als kan, zo lang als moet. De fiscale bewaarplicht verplicht ons administratiegegevens in de regel zeven jaar te bewaren. Gegevens uit het contactformulier van mensen die geen klant worden, bewaren we maximaal zes maanden. Daarna verwijderen of anonimiseren we gegevens.
§ 8Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegang alleen voor wie het nodig heeft, tweestapsverificatie op onze systemen en zorgvuldige selectie van leveranciers. Honderd procent garantie bestaat niet, maar mocht er ondanks alles iets misgaan met jouw gegevens, dan handelen we volgens de meldplicht datalekken en informeren we je als dat nodig is.
§ 9Jouw rechten
Je mag ons altijd vragen om inzage in je gegevens, om correctie, verwijdering of overdracht ervan, om beperking van de verwerking, en je mag bezwaar maken tegen een verwerking. Mail daarvoor naar info@upscaleconsultancy.com; we reageren binnen een maand.
Omdat we zeker willen weten dat een verzoek écht van jou komt, controleren we eerst je identiteit. Dat doen we zo privacyvriendelijk mogelijk: bij klanten via het e-mailadres of telefoonnummer dat we al van je kennen en anders bijvoorbeeld met een controlevraag over iets dat alleen jij kunt weten. Een kopie van je identiteitsbewijs vragen we hier in principe niet voor; dat zou juist méér gegevens opleveren dan nodig.
Eerlijkheidshalve: de fiscale bewaarplicht gaat vóór het recht op verwijdering. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, kunnen we niet eerder wissen, hoe graag je dat misschien ook wilt.
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan lossen we het vrijwel zeker samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
§ 10Cookies
Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en daarom hoeven we je ook niet lastig te vallen met een cookiebanner. Mocht dat ooit veranderen (bijvoorbeeld doordat we statistieken gaan bijhouden die toestemming vereisen), dan passen we deze verklaring aan en vragen we netjes eerst je toestemming.
§ 11Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze werkwijze of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op onze website; bovenaan zie je wanneer die voor het laatst is bijgewerkt.
Vragen over privacy? Mail naar info@upscaleconsultancy.com of bel 020 - 369 29 61.